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Controle de Entradas e Saídas: entenda porque ele é essencial em um negócio!

31 de agosto de 2021

Ter o controle de entradas e saídas do estoque de um estabelecimento é fundamental para manter o negócio em ordem e em pleno funcionamento. O processo em si não é simples, mas é necessário para uma gestão eficaz do estoque para que o processo de vendas não seja afetado pela falta de itens, causando transtorno para o cliente e para a empresa na totalidade. Para não perder nenhuma oportunidade de negócio, desperdiçar recursos e ter mais despesas do que lucros, é preciso ter ciência de tudo o que entra e sai na sua empresa. Quer saber a importância de conhecer toda a movimentação do estoque da sua empresa? Continue conosco nos próximos parágrafos. Boa leitura!  

O que é entrada e saída de produtos?

O controle de entrada e saída de produtos é um processo onde os produtos comercializados por uma empresa são registrados quando chegam e também quando saem, ou seja, quando são vendidos. Esse registro deve constar a data e quantidade, tanto para quando são adquiridos quanto para serem comercializados. Dessa forma, é possível saber o quantitativo de cada produto disponível para venda e também quais deles já estão próximos de acabar. Assim, a empresa consegue se preparar para abastecer o estoque, evitando que os produtos fiquem indisponíveis quando surgir a demanda de venda para eles. O controle de entrada e saída de produtos permite que os responsáveis saibam se há algum ou mais itens parados. E mercadoria parada não é sinônimo de coisa boa, uma vez que se não há venda, não há capital circulando no estabelecimento. Sem vendas, a saúde financeira do negócio pode ficar comprometida, uma vez que a sua permanência no mercado depende da movimentação que ocorre através da comercialização dos produtos.  

Por que é importante fazer o controle de entradas e saídas?

Organização é a chave para manter o pleno funcionamento de qualquer empresa, independente do seu porte. Fazer uma gestão eficaz de todo o processo de vendas inclui um planejamento robusto com metas reais, além de uma equipe comprometida em entregar os resultados que a empresa necessita. Listamos alguns motivos que justificam a importância de fazer o controle de entrada e saída das mercadorias da sua empresa:

#01. Suporte a logística

Ter todas as informações registradas sobre cada produto comercializado em uma empresa é essencial na hora de localizá-lo sempre que for necessário. Mesmo em empresas pequenas, essa organização é necessária para que os dados fiquem disponíveis para todas as pessoas envolvidas na demanda. É preciso contar com os imprevistos que podem surgir ou não no meio do caminho. Em algum momento, a equipe pode desfalcar caso seja necessário que alguém se ausente. Normalmente, essas pessoas já estão habituadas a toda a movimentação da empresa, sabendo exatamente onde ficam armazenados todos os produtos. Se necessário fazer alguma substituição da mão-de-obra ausente, esses outros profissionais deverão encontrar facilmente as mercadorias e assim não tornar a transação comercial um processo demorado. Agora imagine esse cenário em uma empresa de porte maior, como uma grande rede de supermercados, por exemplo. Você já imaginou o tamanho do estoque de um empreendimento desse porte? E toda organização envolvida para que as atividades da empresa não sejam afetadas diariamente? Em tempos onde os clientes são cada vez mais exigentes e gostam de atendimentos ágeis, deixar os produtos à disposição deles, de fácil localização, critérios como esses são levados em consideração para a escolha do estabelecimento onde eles buscarão o que precisam.

#02. Proteção das mercadorias

Sim, é preciso cuidar das mercadorias que estão na sua empresa para que elas não sejam desviadas. É preciso cogitar essa possibilidade, principalmente se os produtos comercializados pela sua empresa têm custo elevado de aquisição e de precificação. Ainda que essa não seja a realidade da sua empresa, quando algum produto é subtraído, essas informações se perdem, fazendo com que o registro dos dados aconteçam fora da sua rotina. Além de tomar todas as providências para garantir o armazenamento seguro dos produtos da sua empresa, fazer um inventário em intervalos curtos de tempo reforça a proteção da mercadoria.

#03. Redução de custos e despesas desnecessários

Um dos motivos pelo qual é fundamental garantir o controle de entrada e saída das mercadorias é minimizar ou eliminar os custos e despesas que podem ser evitados quando há organização. Anteriormente nós falamos que produto parado em estoque não é um bom sinal. Produto que não está à mostra, que não é divulgado, não é vendido. Portanto, também não movimentará o fluxo de caixa da empresa. Se estamos falando de mercadorias perecíveis, com prazo de validade e condições especiais de armazenamento para garantir a sua conservação, é sabido que devem ser comercializados quanto antes. Isso evita o desperdício desses alimentos, já que serão vendidos no período estipulado, além de garantir a circulação do capital na empresa. É por isso que é bastante comum haver redução do preço final dos alimentos, especialmente os perecíveis, para serem comercializados em tempo hábil a preço promocional. O mesmo vale para cosméticos, produtos de limpeza e afins. Para mercadorias de outras naturezas, como roupas e calçados, que normalmente seguem tendências de moda e acompanham as coleções lançadas no decorrer do ano, é comum haver liquidações com preços bem acessíveis e abaixo do mercado.  

Como fazer o controle de entrada e saída do estoque de uma empresa?

Estamos chegando ao final deste conteúdo, mas antes de finalizá-lo, deixaremos 5 dicas de como fazer o controle de entrada e saída do estoque da sua empresa. Confira a seguir:

#01. Invista em treinamento

Sem alinhamento do que precisa ser feito, o controle de entrada e saída não terá o êxito que necessita. Para que o processo aconteça, todos precisam caminhar na mesma direção e falando a mesma linguagem. O ideal é que todas as pessoas envolvidas no processo recebam o treinamento necessário para que a gestão da entrada e saída seja feita de forma eficaz e assertiva. Cada passo do processo deve ser ensinado, sem perder nenhum detalhe, para obter os melhores resultados.

#02. Categorização dos produtos no estoque

Cada produto deve e precisa estar devidamente identificado. Isso serve não só para organizar os produtos no estoque, mas também torná-los fáceis de identificar sempre que necessário retirá-los. É importante salientar que os mesmos códigos utilizados no estoque físico se conectam com os que estão no sistema utilizado pela sua empresa. Informações simples e ao alcance de todos que tornam a rotina e as tarefas mais simples.

#03. Usar a tecnologia como aliada

Acabamos de mencionar no tópico anterior sobre os códigos utilizados no estoque, e que eles são os mesmos do sistema que a empresa utiliza para fazer a gestão da entrada e saída do estoque. O mercado oferece excelentes soluções em forma de software para ajudar a controlar o estoque da sua empresa. Busque por um programa que seja compatível com as necessidades do seu negócio. Pesquise quais as possibilidades estão dentro da sua realidade e do seu orçamento para investir na melhor opção.

#04. Realização de Inventário

Fazer inventário ajuda bastante na hora de fazer o controle de entrada e saída do estoque da sua empresa. É uma forma bastante eficaz e segura de garantir que as mesmas informações que constam no estoque são as mesmas que estão no sistema da empresa. Realizando o inventário frequentemente, é possível identificar pontos a melhorar e manter o que já vem dando certo.

#05. Parceria com os fornecedores

Para otimizar ainda mais o processo, considere trabalhar em parceria com os fornecedores da sua empresa. Esse trabalho em conjunto pode acontecer a partir de um padrão estabelecido pelo seu negócio para poder repor as mercadorias que estão faltando, solicitando-os somente quando necessário, para evitar que fiquem encalhados no estoque, causando prejuízos que podem ser evitados. Uma comunicação efetiva com o fornecedor ajudará no processo de reposição dos itens de forma antecipada, sem correr o risco de solicitá-los em cima do prazo.  

Conclusão

Gerir o estoque da empresa, controlando a entrada e saída de produtos é fundamental para conhecer a movimentação do seu negócio. Dessa forma, é possível ter dados importantes sobre tudo o que você comercializa: o que tem disponível no estoque, os produtos com maior demanda, os que não têm muita saída e os que estão (mas não deveriam) parados. O controle de entrada e saída promove uma série de benefícios para o seu negócio. Se você ainda não faz, o que está esperando para começar agora mesmo? Para mais textos, confira o nosso blog ou entre em contato para uma consultoria em gestão.

PS Juniorpsjuniormarketing@gmail.com

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